Blogs

Jan Kas 28 augustus 2019 14:48 Gewijzigd: 28 augustus 2019 14:50

ECONOMIE

Virtual assistants zijn letterlijk hulpen op afstand. Ze nemen ondernemers allerlei bijkomende klussen uit handen, zodat die zich kunnen concentreren op hun kerntaken.

Of ze voor hem afspraken wilde maken, de agenda wilde bijhouden en actief wilde zijn op de sociale media, vroeg een oud-collega die een eigen bedrijf was begonnen. Cecile Beverdam was juist door een reorganisatie haar baan kwijtgeraakt. Een kwarteeuw werkte ze in het bedrijfsleven als managementassistent en directiesecretaresse.

Door het verzoek van de collega kwam voor Beverdam het zelfstandig ondernemerschap in beeld. Ze runt nu Hands On Virtual Support. „Ontzorgen is zo’n containerbegrip, maar daar komt het werk van een virtual assistant wel op neer”, verduidelijkt Beverdam. „Een ondernemer moet doen waar hij goed in is en waar hij blij van wordt. Alle taken die daar niet aan bijdragen kan hij bij de virtual assistant neerleggen. Mijn klanten zijn vooral trainers en coaches, voor wie ik onder meer sociale media als Instagram en Facebook verzorg, de leden- of deelnemersadministratie doe en teksten schrijf.”

Meestal werkt Beverdam vanuit haar woning in Losser (Overijssel), af en toe in het bedrijf van een opdrachtgever en soms in een bedrijfsverzamelgebouw in de buurt. „Dan spreek ik nog eens andere zzp’ers.”

Haar nieuwe bestaan bevalt haar. „Ik kan doen waar ik goed in ben en wat ik leuk vind. Ik bepaal zelf welke diensten ik aanbied, minder prettige taken doe ik niet meer. In dienstverband is zoiets lastiger, een directiesecretaresse moet eigenlijk alles kunnen. Een agenda beheren en plannen ligt mij wel, het organiseren van evenementen niet. Daarvoor kunnen ondernemers dan ook niet bij mij terecht.”

„Dat zie ik meer”, reageert Pauline Olde Scholtenhuis uit Oldenzaal. Zij is een van de vier partners van Vlotte Tantes, een landelijk opererend bemiddelingsbureau voor virtual assistants en andere kantoorberoepen. Beverdam heeft haar eigen netwerk, maar is voor extra opdrachten bij het bureau aangesloten.

Olde Scholtenhuis richt zich op de regio Oost-Nederland. „Elke virtual assistent heeft wel min of meer specialismen. Vlotte Tantes kan daarop selecteren: iemand die bekend is met marketing of communicatie bijvoorbeeld of juist iemand die thuis is in bedrijfsprocessen of financieel beheer.

Een kundige hulp is sneller efficiënt en van toegevoegde waarde. Ook als klankbord en adviseur. De virtual assistant, die meestal al diverse andere ondernemers bijstond, is zelf ook ondernemer en begrijpt een opdrachtgever daardoor vaak wat sneller.”

In de Verenigde Staten zijn virtual assistants heel gewoon, zegt Olde Scholtenhuis. „In de Randstad zijn er intussen ook al aardig wat. Hier in de regio groeit de interesse. Veel afgestudeerden van de universiteit starten een bedrijf en op enig moment lopen ze er tegenaan dat hun werkplezier afneemt omdat ze te veel tijd moeten besteden aan randzaken waarmee ze eigenlijk niet bezig willen zijn. De virtual assistent biedt dan de gewenste lucht en ruimte.”

Eigen tijd indelen en veel vrijheid

Een opleiding tot virtual assistent bestaat (nog) niet. „De meeste virtual assistants hebben wel een secretariële opleiding gedaan”, aldus NationaleBeroepengids.nl. „Verder is het belangrijk dat je werkervaring hebt zodat je snel kan schakelen en vooral prioriteiten kan stellen.” Kennis van digitale kantoorprogramma’s is gewenst. De inkomsten zijn volgens de internetsite afhankelijk van de afspraken die met een klant zijn gemaakt en van het aantal opdrachtgevers. „Sommige virtual assistants worden per uur betaald, anderen weer per project. Je werkt als zelfstandige, het komt dus vaak voor dat het inkomen fluctueert. Voordeel is vooral dat je je eigen tijd kan indelen en daarom veel vrijheid hebt. Dat is natuurlijk niet in geld uit te drukken.”

Ik kijk op mijn keukenklok, 10 voor 11 alweer. De honden slapen en mijn to-do lijstje voor vandaag heeft 7 punten. Ik heb er 2 klaar: factureren en een online training volgen. Er staan er nog 5 open, waaronder een rondje fietsen op de mountainbike, een vragenlijst invullen voor een workshop en iemand zoeken om te nemen naar een leuke netwerkochtend. Komt goed!

Ik moet vandaag ook nog douchen, 2x de honden uitlaten en een stukje huishouding doen. En koken. Als je thuis werkt, kunnen je zorgvuldig geplande werkzaamheden ook in het gedrang komen. Even een wasje in de wasmachine, pakketje aannemen voor de buren en misschien iets opruimen van een hond die zich heeft verslikt in een brokje…

Thuiswerken heeft heel veel voordelen. Je deelt je eigen dag in en je bent flexibel als er onverwachte dingen gebeuren. De koffieautomaat staat binnen handbereik en de koelkast kan zó open. Als je zoals ik 3 honden hebt, mag je trouwens wel hopen dat ze niet elke keer als de koelkast open gaat, ze gezellig komen kijken of er nog iets te halen valt!

Wat ik wil zeggen is dat thuis werken mij veel voldoening en afwisseling geeft. Ik kan echt meters maken als ik dat wil, sporten als het weer het toelaat en aandacht geven aan mijn viervoeters. Veel ondernemers uit mijn netwerk werken thuis en maken of bieden daar hun mooiste producten en diensten aan. Vanuit huis werken geeft rust in je hoofd, omdat het overzichtelijk is.

Soms heb ik behoefte om tijdens mijn werkuren met mensen te praten en niet alleen met mijn honden. Heerlijk als er dan locaties in de buurt zijn om een paar uur rustig te werken, kennis te maken met ondernemers die je niet kent en even uit je ‘gewone’ omgeving te zijn. Krijg je weer even een nieuwe flow van en dat zorgt vaak voor nieuwe inspiratie en misschien wel nieuwe kennis.

Ben je coach of trainer en heb je zin om eens een kop koffie te drinken? Mag bij mij aan de keukentafel (als je niet bang bent voor honden) in ‘De Lut’ maar ook in Enschede, Hengelo of Oldenzaal. Of op jouw kantoor ergens in Twente.

Oh ja, heb je zin in een leuke netwerkochtend?

www.handsonsupport.nl

M. 06-36188787

Vandaag zit ik achter mijn laptop en ik werk aan mijn bedrijf. Social Media voor vandaag is gevuld, een leuk stukje geschreven voor Facebook en Instagram en er staat een blog in de steigers.

Eén van de opdrachten waar ik aan werk loopt niet, kost me meer tijd dan ik van tevoren had ingepland en ik kan het dan ook niet naast me neerleggen. Het zit me dwars. Het is zo’n opdracht waarbij ik mijn kop erbij moet houden en als je er te lang naar kijkt zie je het niet meer…

Ik schakel, met toestemming van de opdrachtgever, hulp in. Dit moet ik even uit handen geven om er weer met een nieuwe, frisse blik naar te kunnen kijken. Mijn redster in nood belooft mij er direct al naar te kijken en levert nuttige feedback en tips.

Die enkele uren die nu over zijn, geven mij de mogelijkheid een andere klus op te pakken waar ik reikhalzend naar uitkijk. De nieuwe klus van een goede klant past goed bij me, is ingewikkeld en uitdagend, een klus waarbij ik zelf mocht meedenken over het gewenste resultaat. Daar word ik blij van!

Morgen staat de ‘niet lopende opdracht’ weer op de planning. Om af te maken deze keer. En elke dag weer blijf ik leren, over opdrachten, over wat ik leuk vind, waar ik warm van word en hoe ik dingen anders aan kan pakken. Maar ook hoe ik energie kan krijgen om opdrachten af te ronden die niet direct bijdragen aan mijn werkplezier.

Er wordt wel eens gezegd dat je eerst die dingen moet doen die je minder leuk vindt. Mijn mening is dat je mind er wel klaar voor moet zijn, anders moet je de opdracht uitstellen. Vind eerst energie in jezelf, in hulp vragen en nieuwe inzichten krijgen, in ontspanning of inspanning. Dan kun je je mind openstellen en het beste uit jezelf halen en jouw opdrachtgever voorzien van het beste resultaat.
En ja, dat kwaliteit voor kwantiteit komt is waar, maar hoe mooi is het dat je op deze manier kunt werken aan de professionalisering van je bedrijf en je steeds beter weet wat je wilt bieden!

Morgen kan ik dankbaar afsluiten, dat weet ik nu al. Met dank aan mijn redster in nood en toch ook mijzelf. Punt.

Ik ben nogal down-to-earth. Van huis uit nuchter en kritisch, laat me niet zo snel iets aanpraten. Ik zet zonder erbij na te denken het gedachtengoed van mijn ouders voort. Bekend gebied voelt nu eenmaal veilig. Ken je dat?

Maar nu ik een tijdje ondernemer ben, gebeuren er ineens dingen die totaal haaks staan op de normen en waarden, zoals ik dacht dat ik ze had. Er komen mensen op mijn pad die me wat willen vertellen. Dingen die ik tot nu toe buiten de deur hield, maar die nu langzamerhand een weg vinden in mijn hoofd en hart en in mijn handelen.

Ik zie dat je niet weet waar dit verhaal naar toe gaat, maar het wordt de ommekeer in mijn leven. Zowel privé als zakelijk. En ook al weet ik nu zelf nog niet waar dit uiteindelijk naar toe gaat, ik wil het je toch graag vertellen!

Een tijdje geleden kwam Adriana Adriaanse op mijn pad. Jaren geleden heb ik bij haar een NLP practitionertraining gevolgd. Ik heb ontwikkelingen doorgemaakt, mezelf beter leren kennen en ik ben beter gaan communiceren. Mijn leven is in 2016 180 graden de andere kant op gedraaid, zowel privé als zakelijk.

Als virtueel assistent mag ik meewerken aan Adriana’s dienst: de Blueprint. Ze vraagt me naar mijn geboortedatum en -plaats en de specifieke tijd waarop ik ben geboren. Ik heb het idee dat dit een spiritueel tintje gaat krijgen en het blijkt al snel dat dat zo is. Ik heb de neiging, mede door mijn opvoeding, afstand te houden. Spiritueel is zo ver van mijn nuchtere bed, wat kan daar nu uit voortkomen?

Ze schetst me wie ik ben aan de hand van mijn geboortehoroscoop. Alle tekens van de dierenriem, zon, maan en planeten, noordelijke en zuidelijke maansknoop staan in een cirkel en vertellen mij wie ik ben, waar ik naar toe ga en wat ik achter me moet laten om mijn doel te bereiken.

De woorden omstandigheden van het leven, zeker van jezelf zijn, verbeelding als grote gave, realiteit van het verleden en diep in gedachten verzonken passeren de revue. Het brengt me van mijn stuk. Het is precies wat en wie ik ben. Ik krijg een piepklein doorkijkje naar mijn mogelijkheden in de toekomst. Mogelijkheden die ik niet benut, niet herken en waarvan ik helemaal niet wist dat ik ze had. Ik ben er stil van…

Ik mag gebeurtenissen achter me laten, mijn talenten uitnutten en erkennen dat de normen en waarden van mijn ouders niet mijn normen en waarden hoeven zijn. Dat ze me zelfs beperken in mijn ontwikkeling. Ik zie dat iets, waarvan ik dacht dat het waarheid was, wat niet past in mijn nieuwe horizon.

Bijzonder is het om stukje bij beetje helder te krijgen waar mijn kracht ligt. Wat mijn talenten zijn en waar ik ze het beste in kan zetten. Dat structuren loslaten nieuwe inzichten geeft, dat ik creativiteit wat al zo lang begraven was, weer kan laten stromen…

Ik geniet ervan en wil meer en meer weten over mezelf. Wil je weten wat ik bedoel? Kijk dan eens op www.blueprintlifestyleretreats.nl.

Nog eventjes mijn computer aangezet. Links van me liggen de oliebollen en rechts van me liggen 3 honden. Opengesperde ogen en de oren gespitst. Bang voor vuurwerk…

Graag wil ik nog een opdracht afmaken en een paar teksten voorbereiden voor de dagen na de jaarwisseling voor een bijzondere klant. Op de achtergrond staat de radio aan met de Top 2000.

Eerst maar eens een planning opstellen. Ik word rustig van plannen, dan hoef ik niets te onthouden of te vergeten. Buiten klinkt af en toe een knal, hond 1 ligt al stijf tegen mijn stoel aan. Maar even zijn kussen opgehaald, dan ligt hij tenminste lekker als hij zo bang is.

Zo, nu heerlijk bezig met mijn uitzoekklus. Mails sturen, vragen om informatie, ik houd ervan. Even wat jongetjes die voor de deur staan te knallen vragen of ze ergens anders willen gaan staan.

Aan het einde van mijn startjaar heb ik een paar kerstkaarten gestuurd. 10 had ik er maar nodig, mijn klanten, eentje voor mijn moeder en eentje om zelf te houden. Leuke reacties op gehad, zoals : “volgend jaar gaan we onze samenwerking zeker voortzetten”. Daar doe ik het voor!

Hond 2 meldt zich om naar buiten te gaan. Strak aan de riem, want ik ben veel te bang dat hij ervan doorgaat met dat vuurwerk. Als we mijn garagedeur uit zijn, nog geen 3 meter, doet hij al flink zijn best en is daarna direct weer binnen. Gauw opruimen, het is hier tenslotte een nette buurt.

Hoe leuk en handig ik het vind om thuis te werken, het is niet altijd ideaal. Snel doe ik nog even dit of dat en vooral op zo’n dag als vandaag is het lastig om mijn aandacht erbij te houden. Geen ideale dag om te werken, maar ik houd van de vrijheid vandaag. Het maken van een goede planning is ook voor mij zo belangrijk!

Zo, nu even met z’n vieren naar het toilet. Fijne jaarwisseling allemaal!

Structuur aanbrengen is, zeg maar, echt mijn ding. Ik ben dol op zowel fysieke als digitale mapjes, doosjes en ordners. Het maakt dat ik altijd wat terug kan vinden en dat ruimt zo lekker op. Ik hou van voorgedrukte formulieren, zodat je snel alle info kunt verwerken die je nodig hebt. Voorwaarde is dat het overzichtelijk is en dat ik met enig gezond-boeren-verstand de informatie die ik nodig heb tevoorschijn kan toveren.

Het enige dat ik nog zou kunnen ontwikkelen is de beschikbaarheid van informatie. Mijn bureau heeft dan ook zo’n gezellige ‘georganiseerde’ chaoslook, alles ligt op grijpafstand. Ik weet precies waar alles ligt en gelukkig komt er bij mij thuis niemand op het idee om mijn bureau te gaan opruimen. Toch weer een voordeel gevonden van pubers in huis…

Ik kan me ook situaties voorstellen waarbij het moeilijker is om informatie te structureren. Groei van je bedrijf, losse briefjes, tijdgebrek, onbalans in bedrijf en privé en ga zo maar door. Toch is dit één van de geheimen van een goedlopend bedrijf. Structuur in informatie en dus in de basis van je bedrijf zorgt ervoor dat jíj kunt ondernemen. Alleen maar ondernemen… hoe klinkt dat?

Wat heb jij nodig om jouw bedrijf te structureren? Waar zit je frustratie en wat belemmert jou om ‘alleen maar te ondernemen’? Al eens kennis gemaakt met een Virtueel Assistent?

www.handsonsupport.nl

#virtueelassistent

Vandaag is een heerlijk zonnige dag in Twente. Een bijna wolkenloze hemel boven mijn kleine achter-het-huisje. Vanmorgen even gewerkt, maar nu toch even met de, bijna weer witte, benen in de zon.

Direct naast mijn stoel ligt het, ons zwembad. Het is een troosteloos gezicht, het zwembad nu. Zo’n ding waarvan je zegt: hup! weg ermee, in het kratje achterin de schuur. Maar hier kun je je toch echt op verkijken.

Zwembad is namelijk vies en nog een beetje nat van de dauw en er zit weer in. Het weer! Als je denkt dat je alles hebt gehad, een droge zomer, vakantie in Rundumhausen en een lekkende dakgoot, krijg je nog meer weer!

Aanpakken is het devies. Lekker even afspoelen en met de schuurspons is het meeste smeer verwijderd. Maar dat weer… HG? Oma weet raad? Ik besluit dat de zon de rest maar moet doen en zet het kratje klaar voor morgen. Opvouwen en weg!

Het is 21 mei 2019 en het is al een paar dagen lekker weer. Hey, roep ik enthousiast naar een puberdochter: hadden wij geen zwembad in de schuur? Jazeker roept zij enthousiast terug en vervolgens gebeurt er niets. Ik ga toch maar zelf op zoek en daar in een hoek staat het blauwe kratje met het plastic zwembad.

Als ik het kratje uitpak ruik ik een weeïge aardelucht. De voetpomp wordt opgesnord en we pompen lucht in ons zwembad. We komen heel ver, totdat de bovenrand aan de beurt is en je voelt het al: de rand wordt niet hard! Verkoelen wordt vandaag niets, de ontstane scheur is helaas niet 1-2-3 te repareren.

Ik realiseer me dat dit door mij zelf komt. Makkelijk zijn, uitstelgedrag, bagatelliseren. Ben ik goed in. Met als gevolg dat ik nu, 21 mei 2019, niet in mijn zwembad kan zitten met een lekker glaasje fris. Pfoe, weer zo’n les geleerd, die ik ook in mijn eigen bedrijf kan inzetten. Als ik té makkelijk ben, dingen uitstel tot morgen en denk dat dingen niet zo’n vaart lopen, kan ik het wel vergeten. Dan gebeuren er dus ook geen verfrissende dingen, maar breekt het zweet je uit. Ik weet wel wat ik nu ga doen… schoonmaken in de zon met bleekwater… en je krijgt er nog bruine benen van ook!

Op zo’n dag als vandaag borrelt het… zin om weer aan de slag te gaan na de vakantietijd. Ik ben lekker uitgerust en heb genoten van andere dingen. Zo verfrissend om je alleen druk te maken over of je op je rug of op je buik in de zon gaat liggen of welk tijdschrift je meeneemt naar het zwembad.

Maar niet te lang, die zaken die in de normale werkweek eigenlijk niet oppoppen. Ik geniet van andere dingen: nieuwe contacten met VA’s die ik niet kende, een blog van Regelhelden.com, succesvolle ex-collega’s die gelukkig een baan hebben gevonden, etc.

Maar ook mijn eigen vuurtje laait op. Ik wil graag weten waar jouw frustratie ligt. Wat beperkt je in je ondernemerschap en vreet je kostbare tijd op? Welke praktische zaken kan ik voor je oplossen? www.handsonsupport.nl

Na zoveel positieve reclame van vriendlief wil ik het ook: fietsen. Hij heeft een prachtige herenracefiets voor me klaargezet. Helemaal op maat en passend gemaakt op mijn lijf. Ik heb me in mijn flitsende fietsshirt en fietsbroek-met-dameszeem gehesen en ik sta onwennig op schoenen met een bobbel onder de bal van mijn voet.

Mijn uitrusting wordt compleet met een stoere helm, handschoenen, mijn zonnebril op sterkte en een bidon gevuld met water. Een booster en een plak ontbijtkoek maken het geheel af.

Natuurlijk heb ik instructies gekregen van de ervaringsdeskundige:

• Je schoenen zijn klikschoenen, zodat je door je beenbeweging zowel kunt duwen als omhoog trekken. Dat is makkelijker fietsen.
• Eerst tegen de wind in fietsen, op de heenweg ben je het meest fris. Op de terugweg heb je dan wind in de rug.
• Uit de bidon drinken kun je tussendoor doen, bidon in de lucht en drinken maar. Hoef je niet te stoppen.
• Daar links, hier rechts, stuk rechtdoor, bochtje maken, kommetje fietsen en dan komt je vanzelf daar weer hierzo!

Ik sluit mijn oortjes aan op mijn telefoon, die alles voor me bijhoudt. En daar ga ik dan, de kilometers tegemoet!

Na een paar meter te hebben gefietst klikken mijn schoenen vast in de klikdingen aan de trappers. Ik zit vast. Als ik moet stoppen, moet ik eraan denken dat ik mijn schoen scheef schuif, dan schiet ik los. Doe ik dat niet, lig ik met fiets en al languit op het asfalt. Geen prettige gedachte…

Ik heb aan de hand van de windmolens bepaald dat de wind uit het noordwesten komt, dus die kant fiets ik op. Wind tegen? Valt best mee hoor! Toch verheug ik me op de terugweg, dan wordt mijn gemiddelde van nu 19,6 km per uur vast hoger!

Op de terugweg waait de wind me vol op de snoet. Ik hang zelfs af en toe tegen de wind aan. Als ik langs grote boerderijen fiets, wordt het minder en ik moet even zuchten als ik uiteindelijk een stil bos indraai.

Dorst! Ik pak mijn bidon en probeer deze in 1 soepele beweging aan mijn mond te zetten, zoals ik mijn vriend al vaak heb zien doen. Omdat ik 1 hand losheb, begin ik gevaarlijk te slingeren en ik realiseer me (weer) dat ik met mijn voeten vastzit. Dus: bidon terug, ene voet los, andere voet los, afstappen en drinken. Workout pauzed! roept mijn telefoon demonstratief.

Als ik uiteindelijk bezweet, maar trots en zonder kleerscheuren weer achter het huis sta bekijk ik het resultaat: 32 kilometer, 20.3 km per uur gemiddeld en 1187 kcal verbrand. Wauw…

Zo gaat het ook als je, nét als ik, net gestart bent met je eigen bedrijf. Je staat er klaar voor, in vol ornaat, en je hebt je klant écht iets te bieden. Je bent trots en vol vertrouwen ga je de toekomst tegemoet.
Je krijgt adviezen uit je netwerk, je familie, je partner die je op jouw weg moet gaat ervaren. Het ene advies gaat goed, dat andere fantastisch of soms helemaal niet. Sommige dingen zijn eng, zie je als een beperking, maar je ervaart snel dat er meer mogelijk is als je uit je comfortzone komt. Zo kun je tegenslagen aan en maak je (kilo)meters en dat mag ook in kleine stapjes. Hoe je het doet, maakt niet uit. Áls je het maar doet!

Uiteindelijk ben ik naar dorpje x gefietst en heb dezelfde weg terug genomen, omdat ik niet wist waar ik anders langs moest. Maar nu ik weet dat ik best kan fietsen, neem ik een andere weg. Gewoon, om nieuwe dingen te beleven, nieuwe wegen in te slaan en met de hulpmiddelen die ik heb én mijn rotsvaste vertrouwen kom ik er wel. Op naar de 40 kilometer… waar is die booster en de verfrissende douche??